Associazione professionale presente:
- nel Registro dei Rappresentanti di Interesse della Camera dei Deputati;
- nel Registro dei Portatori di Interesse del MIMIT;
- nella II sezione dell'Elenco Ministeriale MIMIT, tra le associazioni che rilasciano ai propri iscritti attestazione di qualità e qualificazione professionale dei servizi prestati.
"Lex, scientia et conscientia."
Associazione professionale costituita ai sensi della Legge 14 gennaio 2013, n. 4, in G.U. n. 22 del 26/01/2013, “Disposizioni in materia di professioni non organizzate”.
CODICE DI CONDOTTA PRIVACY PER REVISORI CONDOMINIALI RCCF
PREMESSA
Il presente Codice di Condotta Privacy è elaborato in conformità alle disposizioni del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) UE 2016/679, art. 40 e del Codice della Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003), al fine di garantire la corretta applicazione della normativa sulla protezione dei dati personali nell'ambito dell'attività di revisione contabile condominiale.
Il revisore condominiale, nell'esercizio delle proprie funzioni di verifica della contabilità condominiale previste dall'art. 1130-bis del Codice Civile, viene necessariamente a contatto con dati personali dei condomini, rendendo indispensabile l'adozione di specifiche misure di protezione e garanzie appropriate per i diritti e le libertà degli interessati.
ARTICOLO 1 - AMBITO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI
1.1 Ambito di applicazione
Il presente Codice si applica a tutti i revisori condominiali, persone fisiche o giuridiche, che svolgono attività di verifica della contabilità condominiale ai sensi dell'art. 1130-bis c.c., indipendentemente dalla forma giuridica assunta e dalle modalità di nomina.
1.2 Definizioni
Ai fini del presente Codice si intende per:
ARTICOLO 2 - PRINCIPI GENERALI DEL TRATTAMENTO
2.1 Principi fondamentali
Il revisore condominiale, nel trattamento dei dati personali, deve rispettare i principi stabiliti dall'art. 5 del GDPR:
a) Liceità, correttezza e trasparenza: il trattamento deve essere lecito, corretto e trasparente nei confronti dell'interessato;
b) Limitazione della finalità: i dati devono essere raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, limitatamente alla verifica della contabilità condominiale;
c) Minimizzazione dei dati: i dati trattati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità di revisione;
d) Esattezza: i dati devono essere esatti e, se necessario, aggiornati;
e) Limitazione della conservazione: i dati devono essere conservati per un periodo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
f) Integrità e riservatezza: i dati devono essere trattati garantendo un'adeguata sicurezza.
2.2 Base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali da parte del revisore condominiale trova la propria legittimazione nel contratto di revisione adeguatamente sottoscritto dall’amministratore di condominio previa deliberazione assembleare e nella nomina quale consulente tecnico di parte ricevuta dal patrocinante del singolo condomino.
ARTICOLO 3 - TIPOLOGIE DI DATI TRATTATI
3.1 Categorie di dati personali
Il revisore condominiale può trattare le seguenti categorie di dati personali:
a) Dati anagrafici: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza e domicilio dei condomini;
b) Dati economico-finanziari: importi delle quote condominiali, situazione debitoria/creditoria, modalità di pagamento, coordinate bancarie;
c) Dati relativi a rapporti contrattuali: contratti di fornitura, prestazioni professionali, servizi condominiali;
d) Dati relativi a procedimenti giudiziari: informazioni su contenziosi in corso, decreti ingiuntivi, pignoramenti.
3.2 Divieto di trattamento di categorie particolari.
È vietato il trattamento di categorie particolari di dati personali di cui all'art. 9 del GDPR (dati che rivelino l'origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, lo stato di salute, etc.), salvo che tale trattamento non sia strettamente necessario per l'adempimento delle funzioni di revisione e sia autorizzato da specifica norma di legge.
ARTICOLO 4 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO
4.1 Principi operativi
Il revisore condominiale deve:
a) Accedere ai dati: esclusivamente presso la sede dell'amministrazione condominiale o presso i locali del condominio, previa autorizzazione dell'amministratore;
b) Trattare i dati: utilizzando esclusivamente strumenti e procedure che garantiscano la sicurezza e la riservatezza delle informazioni;
c) Documentare l'attività: mantenendo traccia delle operazioni di accesso e consultazione dei documenti.
4.2 Limitazioni nell'accesso
L'accesso ai dati personali deve essere limitato a:
4.3 Divieto di copia e riproduzione
È vietata la riproduzione, copia o estrazione di documenti contenenti dati personali, salvo che ciò non sia strettamente indispensabile per l'adempimento delle funzioni di revisione e previa autorizzazione scritta dell'amministratore.
ARTICOLO 5 - MISURE DI SICUREZZA
5.1 Misure tecniche e organizzative
Il revisore condominiale deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tra cui:
a) Misure di accesso fisico:
b) Misure informatiche:
c) Misure organizzative:
5.2 Gestione degli incidenti
In caso di violazione dei dati personali (data breach), il revisore deve:
ARTICOLO 6 - OBBLIGHI DI RISERVATEZZA
6.1 Segreto professionale
Il revisore condominiale e tutto il personale coinvolto nell'attività di revisione sono tenuti al segreto professionale relativamente a tutti i dati personali di cui vengano a conoscenza nell'esercizio delle proprie funzioni.
6.2 Divieto di comunicazione
È vietata la comunicazione dei dati personali a soggetti terzi non autorizzati, fatta eccezione per:
6.3 Persistenza dell'obbligo
L'obbligo di riservatezza persiste anche dopo la cessazione dell'incarico di revisione.
ARTICOLO 7 - DIRITTI DEGLI INTERESSATI
7.1 Informazione agli interessati
Il revisore deve collaborare con l'amministratore condominiale per garantire che i condomini siano adeguatamente informati circa:
7.2 Esercizio dei diritti
Il revisore deve collaborare con l'amministratore per garantire l'esercizio dei diritti degli interessati previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, nei limiti stabiliti dall'art. 2-undecies del Codice Privacy.
7.3 Gestione delle richieste
Le richieste degli interessati relative all'esercizio dei propri diritti devono essere immediatamente trasmesse all'amministratore condominiale, in qualità di titolare del trattamento.
ARTICOLO 8 - RAPPORTI CON L'AMMINISTRATORE CONDOMINIALE
8.1 Designazione come responsabile del trattamento
Quando il revisore agisce per conto del condominio, deve essere formalmente designato come responsabile del trattamento mediante apposito contratto o atto di nomina che specifichi:
8.2 Istruzioni del titolare
Il revisore deve trattare i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento (amministratore condominiale), salvo che non sia tenuto a farlo per motivi di diritto dell'Unione o nazionale.
8.3 Collaborazione e assistenza
Il revisore deve:
ARTICOLO 9 - CONSERVAZIONE E CANCELLAZIONE DEI DATI
9.1 Principi di conservazione
I dati personali devono essere conservati in forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
9.2 Termini di conservazione
I documenti contenenti dati personali utilizzati per la revisione devono essere conservati per i termini previsti dalla normativa condominiale e fiscale, e comunque non oltre:
9.3 Cancellazione sicura
Al termine del periodo di conservazione, i dati devono essere cancellati o resi anonimi in modo sicuro e irreversibile.
ARTICOLO 10 - FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO
10.1 Obbligo di formazione
Il revisore condominiale deve garantire che tutto il personale coinvolto nell'attività di revisione riceva adeguata formazione in materia di protezione dei dati personali.
10.2 Aggiornamento professionale
Il revisore deve mantenersi costantemente aggiornato sull'evoluzione della normativa in materia di protezione dei dati personali e sulle best practices del settore.
10.3 Documentazione della formazione
Deve essere mantenuta documentazione delle attività formative svolte e della partecipazione del personale.
ARTICOLO 11 - CONTROLLI E VERIFICHE
11.1 Autocontrollo
Il revisore deve implementare procedure di autocontrollo per verificare il rispetto delle disposizioni del presente Codice e della normativa sulla protezione dei dati.
11.2 Audit esterni
Il revisore deve consentire e facilitare eventuali audit esterni disposti dal titolare del trattamento o dalle autorità competenti.
11.3 Registro delle attività
Il revisore deve mantenere un registro delle attività di trattamento svolte, contenente le informazioni previste dall'art. 30 del GDPR.
ARTICOLO 12 - VIOLAZIONI E SANZIONI
12.1 Violazioni del Codice
Costituiscono violazioni del presente Codice:
12.2 Conseguenze delle violazioni
Le violazioni del presente Codice comportano:
12.3 Segnalazione delle violazioni
Ogni violazione deve essere tempestivamente segnalata all'amministratore condominiale e, nei casi previsti, all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Nell'ambito dei rapporti associativi, il controllo dell'applicazione del codice di condotta è devoluto al Collegio Nazionale dei Probiviri.
ARTICOLO 13 - DISPOSIZIONI FINALI
13.1 Entrata in vigore
Il presente Codice entra in vigore dalla data della sua approvazione da parte dell'assemblea condominiale o dalla sua adozione volontaria da parte del revisore.
13.2 Aggiornamenti
Il presente Codice può essere aggiornato per adeguarlo all'evoluzione della normativa o delle best practices del settore.
13.3 Prevalenza della normativa
In caso di contrasto tra le disposizioni del presente Codice e la normativa vigente, prevalgono le disposizioni di legge.
13.4 Clausola di salvaguardia
L'eventuale nullità o inefficacia di singole disposizioni del presente Codice non comporta la nullità dell'intero documento.
ARTICOLO 14 - RIFERIMENTI NORMATIVI
Il presente Codice è elaborato in conformità a:
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